La WEB de tus clientes, por dentro

Lo que cambia para ti

• Hay cuatro casillas nuevas en la ficha del Cliente WEB. Una de ellas, la de descarga de facturas, viene ya encendida.
• Tu cliente puede invitar a su equipo y repartir permisos, sin pasar por ti.
• El departamento y sus direcciones de remitentes: te contamos todas las combinaciones.
• Hay un asistente, Octi, que le resuelve el «cómo se hace esto».
• El Cliente Windows, el programa de escritorio para grabar por fichero, se retira. Ya no hace falta.

La ficha del Cliente WEB, casilla por casilla

Del envío: lo que tu cliente puede pedir

Las facturas: qué ve exactamente

La casilla viene encendida por defecto. En la parte del perfil, el usuario administrador de tu cliente ve y descarga sus facturas y borradores con sus detalles. La vista arranca en los últimos 6 meses, y puede ajustar las fechas para ver otros periodos.

El albarán valorado

Es el PDF del albarán Open: el envío con sus precios desglosados y total. No se guarda en ningún sitio: se genera en el momento, cada vez que se pide. Si el precio cambia, el siguiente sale con el precio nuevo. Tenlo en cuenta antes de encender la casilla.

Y solo sale si el albarán está valorado. Si aún no lo está, tu cliente ve «El albarán aún no está valorado».

Los adjuntos: ojo al tipo de archivo

Un documento se puede subir desde tu SaaS o desde la web de tu cliente, y acaba en el mismo sitio: la ventana «Documentos del envío».

Si lo subes tú desde el SaaS, adjuntándolo al albarán, márcalo como «ADJUNTO POR WEB». La trampa está en que el tipo que viene puesto por defecto es «Normal», y ese tu cliente no lo ve: el archivo está subido, tú lo ves, él no, y llega la llamada.

De grabación: cuándo y cómo puede grabar

El vehículo de recogida

Hemos dejado el tipo furgoneta activado por defecto en todos los usuarios, así ninguna recogida falla al transmitir.

Los servicios que puede usar

En la ficha de cada artículo, si es de tipo Puente, aparece abajo el bloque Nuevos clientes web con dos casillas: Permitido (tu cliente puede usar ese servicio) y Preferido (le sale ya elegido). Lo que marques ahí se copia a cada usuario web nuevo que crees a partir de entonces, y en el alta del usuario lo puedes cambiar si lo necesitas hacer.

Lo que ve tu cliente

El panel de control, rehecho

Lo primero que ve al entrar. Cuatro cifras, y todas responden a una pregunta que se hace de verdad: cuántos envíos han llegado, cuántos tienen una incidencia que necesita que alguien haga algo, cuánto ha movido de recogidas (o de pedidos procesados, si tiene tienda) y cuántos van en camino hoy.

El asistente de envío, reordenado

Cuatro pasos: direcciones, el paquete, transportista y opciones, y listo. Puedes hacer una prueba con un usuario que te crees a ti mismo: el proceso está muy simplificado.

El aviso de código postal y población

En el primer paso se comprueba que el código postal y la población casen. Si no casan, se le avisa antes de crear nada y se le ofrece corregir la dirección. Si insiste con la misma combinación, se le informa de que eso puede acabar en problemas de entrega, recanalizaciones y cargos extra por entregas fallidas.

Los listados de Envíos y Recogidas

• Exportación a Excel de lo que está viendo.
• La ficha del servicio, rehecha. Ahora se ve todo lo que hay del envío o de la recogida, y desde ella misma puede imprimir la etiqueta, ver el POD, seguir el servicio en la web del transportista, modificarlo, borrarlo o pedir la devolución.

Subir envíos y recogidas desde un fichero

Se pueden importar envíos y solicitudes de recogida desde un fichero, y la plantilla se guarda: el propio usuario la edita cuando la necesite, o se crea otras.

Las direcciones frecuentes se independizan

Cuando creas el usuario web, su agenda de direcciones frecuentes se copia desde tu SaaS. Solo en ese momento, y solo una vez. A partir de ahí cada agenda va por su lado: él gestiona la suya, tú la tuya, y no se vuelven a cruzar.

Se copia también el código de cada dirección, para que los dos habléis el mismo idioma. Los clientes creados antes de esta versión los hemos sincronizado nosotros, uno a uno.

Tres cosas antes de dar el alta:

• Solo viajan las activas. Las desactivadas se quedan en tu SaaS.
• Las vacías o incompletas se descartan.
• Repasa su agenda antes. Lo que le falte ese día no llega después: tendrá que crearlo él.

Su equipo: que no dependa de ti para todo

Tú creas un usuario web. Ese es el administrador, y es el único que tú ves en tu SaaS. Desde su panel, él invita a gente de su equipo y le da uno de dos papeles.

Operador: hace el trabajo del día a día, pero tiene prohibido borrar direcciones, ver facturas e invitar usuarios.

Consulta: solo puede ver envíos, recogidas y direcciones, sin hacer cambios ni pedir servicios. Muy útil para perfiles de atención al cliente.

Octi, el asistente virtual de SendingBay

Dentro de su panel hay un botón abajo a la derecha con la imagen de nuestra mascota: Hablar con Octi.

Octi le resuelve el «cómo se hace esto»: funcionamiento, configuraciones y forma de trabajar. Está para quitarle trabajo a él, y de paso a ti.

Y sabe cuándo no le toca:

• Si es un problema técnico del programa, nos abre el ticket directamente a nosotros.
• Si es una duda de precios o de cómo trabajáis con los servicios, le dice que hable contigo. Esas cosas son vuestras y no las toca.

Los departamentos, todas las combinaciones

En tu SaaS, un cliente puede tener departamentos. Y tú decides de dónde salen los datos de la etiqueta, en su ficha, con tres opciones:

• Fiscales: los datos fiscales del cliente. Los mismos para todos sus departamentos.
• Comerciales: los datos comerciales del cliente. Los mismos para todos.
• Departamento: la ficha de cada departamento. Una dirección distinta por departamento.

Esa decisión manda en todo lo que viene después.

Antes de nada: las direcciones tienen que estar completas

El SaaS no te deja crear el usuario web si las direcciones están incompletas. Te da error y te dice qué falta. No es un capricho: sin esos datos la etiqueta sale mal y el envío no llega. Obligatorio: nombre, dirección, población, código postal y país.

El repaso de las fichas debes hacerlo antes de crear el usuario web, no después.

Un usuario para un solo departamento

Si le fijas un departamento, se acabó la historia: su remitente será siempre el de ese departamento. No elige nada y no se puede equivocar.

Un usuario para varios departamentos

Aquí da igual que hayas marcado «departamento obligatorio» o no. Lo que cambia es de dónde salen sus remitentes. Al crear el usuario web viajan las direcciones que correspondan:

• Con datos fiscales o comerciales: viaja esa, y es la única.
• Con datos de departamento: viajan todas las de sus departamentos activos.

En ese último caso el usuario arranca con una dirección por defecto (siempre tiene que haber una) y esa por defecto es la fiscal. A partir de ahí, él elige el remitente correcto al grabar. Y eso ahora es rápido: el remitente aparece resumido en una línea, con un botón para cambiarlo, y elegir departamento le cambia la dirección, y al revés.

Lo mismo, exactamente igual, al subir un fichero.

Si te equivocas al configurarlo

Le fijé un departamento y los necesita todos. Aquí no vale cambiar la casilla, porque lo que viajó al crear el usuario fue solo la dirección de ese departamento. O creas otro usuario con otro correo, o borras este y lo vuelves a crear bien.

Y no puedes tener dos usuarios con el mismo correo electrónico: el correo es su identidad. Si vas a rehacerlo, borra el anterior primero.

Dos avisos

El Cliente Windows se retira

El Cliente Windows, el programa de escritorio que algunos clientes usan para grabar envíos desde un fichero, queda descontinuado a partir de esta versión. Ya no hace falta: lo mismo se hace desde la web, sin instalar nada, y además con recogidas.

Si tienes clientes usándolo, avísanos y les llamamos nosotros para hacerles el cambio. El programa no va a dejar de funcionarles: simplemente es mejor pasarlos al sistema nuevo.

La valoración es orientativa

El precio que tu cliente ve al pulsar «Valorar» es orientativo, según su tarifa. No se guarda en el envío ni entra en el SaaS. El precio de verdad es el que sale al valorar el albarán.

Dudas frecuentes

Mi cliente dice que no le llega el correo de alta.

Que mire en spam. Si no aparece, copia los datos desde la ficha del usuario y mándale tú un correo directo con ellos.

¿Puedo ver la contraseña de mi cliente?

No, y es a propósito. En la ficha se guarda solo la contraseña inicial con la que se creó, no la que está usando. Si la ha perdido, que la recupere él desde la pantalla de acceso.

Rellené el nombre comercial y mis clientes siguen viendo un código.

La marca se copia en el momento del alta. Los que ya estaban creados conservan lo que hubiera entonces. Avísanos y lo ajustamos nosotros por ti.

Subí un documento desde el SaaS y mi cliente no lo ve.

Comprueba el tipo de archivo: si se quedó en «Normal», que es lo que viene puesto por defecto, no lo ve. Cámbialo a «ADJUNTO POR WEB».

Mi cliente no ve sus facturas.

Mira dos cosas: que la casilla «Descarga de facturas» esté marcada en su usuario web, y que quien las busca sea el administrador. Ni el Operador ni Consulta las ven.

Le han dado acceso a un compañero de mi cliente y no lo veo en el SaaS.

Es correcto. Los invitados viven en su cuenta; en tu SaaS solo ves al usuario principal.

Si echas algo en falta o algo no se corresponde con lo que ves, escríbenos a soporte@sendingbay.com.

Lo básico, por si lo necesitas

Esto no ha cambiado. Está aquí para que no tengas que buscar la guía anterior.

Tu marca en los correos

En el SaaS, entra en Administración › Usuarios Web y pulsa el botón Logos y banners. Son cuatro campos, cinco minutos y una sola vez.

Y un detalle del banner: tu logo se apoya centrado sobre él. Deja el centro despejado, que lo que pongas ahí queda tapado.

Los cuatro correos a tu cliente

Son cuatro, y los cuatro salen con tu logo arriba. El de alta, con sus datos de acceso. La invitación, cuando suma a alguien de su equipo. El de recuperar contraseña. Y el del código de verificación, si activa el doble factor de autenticación.

La dirección

Dar de alta un cliente

Desde el SaaS, en Usuarios Web, y el orden importa:

• Rellena tu marca, si no lo has hecho ya. Se copia en el alta, así que hacerlo después no arregla los clientes ya creados.
• Selecciona tu cliente en la barra izquierda, pincha Nuevo y crea su usuario web. Se crea a la vez en el SaaS y en el Cliente WEB, en una sola acción, y el listado se actualiza solo.
• Enciende las opciones que quieras darle. En un alta nueva casi todas nacen apagadas: vienen encendidas la Valoración y la Descarga de facturas.
• Comprueba que le ha llegado el correo. Si no lo encuentra, que mire en spam la primera vez.

Arriba tienes dos botones. Generar Cliente Web crea el usuario, y Copiar acceso para el cliente te deja en el portapapeles un texto ya redactado con la dirección, el usuario y la contraseña, listo para pegarlo en un correo y mandárselo tú si no encuentra el suyo.

Standard y PRO

El plan lo eliges tú en la ficha del SaaS antes de dar el alta, en Tipo WEB. Los dos graban a mano y por fichero; la diferencia es que el PRO abre la parte de tienda online. Por defecto se crea estándar.

Si ya lo creaste estándar y lo necesitas PRO, entra en la ficha, cambia esa opción y graba aceptando las condiciones.

El menú que ve tu cliente